Semplificare l'amministrazione e ridurre la burocrazia

Semplificare l'amministrazione e ridurre la burocrazia

È opinione diffusa tra il personale docente e il personale T.A.B. che negli ultimi anni siano cresciuti sempre più la complessità della nostra amministrazione e il peso della burocrazia, che incide negativamente sulla qualità del lavoro e dei servizi erogati, nonché sulla competitività e attrattività dell’Ateneo, che impiega mediamente più tempo degli altri competitor anche per fare cose semplici.

Il problema, in qualche misura comune alla pubblica amministrazione, è però particolarmente avvertito nel nostro Ateneo, anche in ragione del recente riassetto organizzativo di direzioni e divisioni, di un aumento dei momenti decisionali e dei processi deliberativi, nonché di un progressivo, patologico, allontanamento dell’Amministrazione centrale dai dipartimenti.

Obiettivo prioritario deve essere allora quello di una forte semplificazione dei processi amministrativi e decisionali, che ha come necessaria premessa un chiaro input politico e culturale da parte del Rettore e del D.G.; un input che deve comprendere un messaggio di rasserenamento dell’amministrazione rispetto ad irrazionali paure di responsabilità che prevalgono oggi sull’efficienza delle soluzioni ai problemi quotidiani di gestione della ricerca e della didattica: gli esempi si sprecano, come posso testimoniare attraverso la mia recente esperienza di direzione di un dipartimento; un’esperienza che mi ha portato ogni giorno ad affrontare e conoscere piccoli, medi e grandi problemi amministrativi, relativi alla ricerca, alla didattica, alla terza missione e alla gestione amministrativa ordinaria.

Fare cose facili, come organizzare un catering o una cena di ospitalità a margine di un convegno, oppure rimborsare un visiting professor, è diventato difficile. Fare cose difficili, inevitabilmente, è ancor più difficile.

L’Amministrazione, non per colpa del personale TAB ma per difetti di sistema e organizzazione, è generalmente lenta. I dipartimenti faticano a ricevere risposte.

Esattamente in questo senso va allora la proposta di istituire un prorettore con delega alla semplificazione amministrativa: un’esigenza assolutamente prioritaria a fronte di anni in cui l’Ateneo, a partire dal campus a MIND e dalla riorganizzazione delle proprie sedi, dovrà ‘fare bene e in tempi brevi cose difficili’. Il continuo riassetto organizzativo dell’amministrazione centrale, cui si è assistito in questi ultimi anni, ha disorientato il personale docente e T.A.B.

Deve tornare a essere chiaro ‘chi fa cosa’, evitando duplicazioni e sovrapposizioni nei processi decisionali. E devono essere sempre date risposte alle domande, trovando soluzioni unitarie – flessibili se del caso, in rapporto alle esigenze delle diverse aree – e non una tantum.

L’Amministrazione deve muoversi nel doveroso rispetto delle norme di legge sforzandosi di semplificare le procedure, di ridurre gli adempimenti e i momenti decisionali, di velocizzare la propria azione, anche attraverso la riduzione della reportistica, gli incentivi alla digitalizzazione, l’integrazione delle banche dati e degli applicativi, le nuove opportunità offerte dall’intelligenza artificiale nella gestione dei dati, e opportune e sempre possibili modifiche regolamentari e statutarie.

Un’Amministrazione lenta e timorosa di assumere decisioni e, talora, addirittura di firmare le comunicazioni o di dare risposte scritte, è del tutto disfunzionale alle esigenze di un Ateneo che deve poter competere con altre realtà, pubbliche e private.

Deve essere ristabilito un rapporto di reciproca fiducia e collaborazione tra l’Amministrazione e il personale; l’Amministrazione deve essere funzionale, veloce, efficiente ed efficace nella sua azione. Le scadenze amministrative devono essere programmate e non devono essere eccessivamente ravvicinate e improvvise.

La comunicazione tra le strutture deve essere chiara e continua; i docenti e il personale T.A.B. che lavora nei dipartimenti devono potersi rivolgere a sportelli unici per la pronta soluzione dei più diversi problemi, evitando di doversi interfacciare con dispendio di tempo tra uffici diversi, spesso senza ricevere risposte.

Nella vita quotidiana dell’Ateneo deve essere ben chiaro non solo il ‘chi e dove’ – che da sempre campeggia nella home page del nostro sito internet – ma anche il ‘chi fa cosa’: a chi rivolgersi per ottenere una risposta univoca, la gestione e la soluzione dei problemi a partire da quello dell’individuazione dell’ufficio o della persona competente a risolverli.  

Il prorettore per la semplificazione amministrativa rappresenterà un punto di riferimento per la segnalazione delle problematiche, che saranno affrontate in periodiche riunioni di coordinamento con i dirigenti, con i direttori e i responsabili amministrativi dei dipartimenti, il D.G. e le figure apicali dell’Amministrazione coinvolte di volta in volta.

Uno sforzo particolare dovrà essere volto a ridurre il peso delle attività burocratico-amministrative che grava sempre più su professori e ricercatori. Il tempo è una risorsa limitata per tutti e non può essere speso, come non di rado avviene, per fornire informazioni all’Amministrazione universitaria, molte delle quali sono già in suo possesso (un esempio per tutti: la relazione periodica ai fini degli scatti stipendiali, che richiede di dichiarare lo svolgimento dell’attività didattica, già accertabile tramite l’apposita piattaforma online: sarebbe sufficiente far parlare tra loro gli applicativi per la didattica e per gli scatti stipendiali per far risparmiare tempo ai docenti). Questo dispendio di tempo per adempimenti amministrativi alla lunga incide assai negativamente sulla produttività, intesa come ottimale svolgimento delle attività tipiche della funzione. Solo con un cambio di mentalità e di approccio al lavoro – concepito come sinergico e rispettoso delle competenze e attitudini professionali di ciascuno – si può risolvere l’attuale situazione di insoddisfazione diffusa sia tra i docenti sia tra il personale T.A.B.; una situazione che produce un effetto di frustrazione e di disaggregazione della comunità accademica che, invece, ha più che mai bisogno di essere unita e sinergica. Si tratta di immaginare le procedure amministrative nella prospettiva del servizio finale da rendere al destinatario dell’azione amministrativa. Non è più accettabile che debba essere l’utente finale a passare da un ufficio all’altro, spesso neppure avendo chiaramente un’idea di chi sia competente a fare cosa.

Il rilancio dell’Ateneo passa, anzitutto, da un cambio di passo e di visione da parte della nostra Amministrazione, che ha al suo interno le professionalità per farlo e deve percorrere una strada nuova. Non basta ‘conoscere la macchina’ per semplificare: occorre riorganizzarla e saperla guidare verso strade nuove, con uno spirito e un entusiasmo nuovo.

La via della semplificazione amministrativa è stata d’altra parte intrapresa da altri atenei pubblici, che hanno nominato prorettori o delegati alla semplificazione. È il caso, ad esempio, della Sapienza di Roma, della Federico II di Napoli e dell’Università di Milano Bicocca. E non è un caso che quali prorettori alla semplificazione, in queste sedi, siano stati individuati dei giuristi, quale è chi oggi, con questo programma, si candida a Rettore della Statale di Milano. La semplificazione amministrativa passa infatti anche e proprio da una semplificazione normativa e da procedure amministrative consapevoli del quadro normativo di riferimento, in Ateneo e a livello regionale, nazionale ed europeo. I giuristi accademici ben conoscono le norme, sanno interpretarle e, se del caso, sanno come modificarle. I giuristi, d’altra parte, sanno governare la paura delle responsabilità, e sanno ricondurla a razionalità rassicurando il personale amministrativo, che deve poter lavorare in modo sereno, consapevole delle responsabilità solo quando sono effettive e possibili, ma mai paralizzato da timori irragionevoli o infondati.